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| ORGANIZAÇÃO PESSOAL COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE |
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Página 3 de 3 4 – Anotações. Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda não possui um espaço para “registros diários”, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones, recados, idéias etc. 5 - Fluxo de papéis. Se você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma “pilha” de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana. 6 – Correspondência. Determine um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se “qual a providência a ser tomada”. Se não há nenhuma, jogue no lixo. Evite o duplo manuseio. 7 - Gerencie suas tarefas. Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante. O importante é deixar suas tarefas sempre à vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas. 8 – Lixo. Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia. 9 - Planejando o seu dia. Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada. 10 - Agendando suas atividades. A agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para não ser excessivamente rígido com sua agenda, “sobrecarregando” seu dia. Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas interrupções. 11 - Não se afobe com a bagunça. Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais estresse.
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